Відвантаження вантажу

Що таке відвантаження

Відвантаження -  це процес передачі вантажу від відправника до перевізника. Це важлива і відповідальна частина логістичного процесу, від якої залежить вся подальша перевезення.

Відвантаження -  стандартний процес, який повторюється під час кожного перевезення вантажу.

Дійові особи

У процесі відвантаження беруть участь:

1) відправник вантажу - той, хто продає вантаж та передає його для перевезення та доставки одержувачу;

2) одержувач - отримує вантаж, куплений у відправника;

3) перевізник (експедитор) - організує перевезення вантажу від відправника вантажу до одержувача.

Що необхідно для відвантаження

Для відвантаження потрібна наявність вантажу, документів та транспорту для його перевезення.

Вантаж повинен бути упакований та підготовлений до перевезення.

Підготовка до перевезення включає оформлення таких документів, як:

• інвойс (invoice);
• пакувальний лист (packing list);
• експортна декларація (export declaration)

Експортна накладна оформляється відправником не завжди.

Інші митні та товаросупровідні документи можуть бути оформлені як відправником, так і іншими особами (перевізником та представником одержувача).

Як відбувається відвантаження

У процесі відвантаження можна назвати такі основні етапи:

1. Одержувач оплачує вартість товару (вантажу) та передає інформацію відправнику.
2. Відправник підтверджує отримання оплати та повідомляє одержувачу дату готовності до відвантаження.
3. Відправник оформляє набір документів, описаних раніше. Їхні копії він передає одержувачу або перевізнику електронною поштою.
4. Отримувач перевіряє отриманий комплект документів.
5. Одержувач зв'язується з перевізником та повідомляє про товар, а також передає перевірений та підтверджений комплект документів.
6. Перевізник повідомляє одержувачу дані транспортного засобу, що прибуде для відвантаження вантажу.
7. Одержувач передає дані транспортного засобу відправнику.
8. Відправник інформує склад про майбутнє відвантаження та транспортний засіб, який прибуде для цього на склад.
9. У призначений час транспорт прибуває відвантаження. Після відвантаження здійснюється перевезення та доставка вантажу до одержувача.

Що потрібно враховувати під час відвантаження

З боку одержувача вантажу слід контролювати роботу відправника та перевізника.

Контроль відправника

Відправник має надати коректний комплект документів. Ці документи потрібно перевірити на предмет актуальності та несуперечності даних. За наявності неточностей одержувач повинен повідомити відправнику про це та попросити переоформити некоректні документи.

У день відвантаження необхідно контролювати процес, щоб не виявилося так, що транспорт прибув, а склад із якоїсь причини закритий.

Контроль перевізника

Роботу перевізника необхідно контролювати постійно. У день відвантаження необхідно переконатися, що транспорт прибув для завантаження. Статус подачі транспорту необхідно уточнити як у перевізника, так і відправника. По можливості потрібно залишатися на зв'язку та дізнаватися, як відбувається відвантаження.

Від перевізника необхідно отримати дані транспортного засобу чи одиниці перевезення.

Як здійснюється контроль

Всіма можливими способами - за допомогою телефону, електронної пошти, skype та інших засобів комунікації.

Що дає контроль відвантаження

Контроль відвантаження звільняє від потенційних проблем у майбутньому чи знижує ризик їхнього наступу.

Антон Самарін спеціально для Lardi-trans