Документи під час перевезення вантажів

Документи в логістиці можуть класифікуватися наступним чином:

а) документи, що описують вантаж;

б) документи, що описують спосіб перевезення вантажу;

в) документи, оформлені державними органами.

Приділимо увагу кожному з типів документів.

Документи, що описують вантаж

До цього типу відносяться документи, які оформлюються продавцем (відправником) вантажу.

Інвойс (invoice, commercial invoice) — першочерговий документ, що містить опис вантажу. В інвойсі обов'язково повинні бути представлені наступні дані:

• найменування вантажу;
• кількість вантажу;
• вартість вантажу за одиницю;
• загальна вартість вантажу;
• покупець вантажу;
• продавець вантажу.

Додатково до цього, інвойс також може містити:

• митний код вантажу;
• опис вантажу;
• фотографії вантажу;
• загальна вага вантажу;
• інші відомості.

Інвойс обов'язково повинен супроводжувати вантаж, оскільки без нього неможливо ідентифікувати перевозимий товар. Цей документ також обов'язково повинен бути пред'явлений на митниці для проходження процедури очищення.

Слід розрізняти Proforma Invoice та Commercial Invoice. Перший тип документа оформлюється продавцем для оплати товару. А другий  — вже після оплати і перед відвантаженням зі складу відправника.

Упаковочний лист (packing list) — документ, доповнює інвойс щодо фізичних даних вантажу. Упаковочний лист повинен містити:

• кількість одиниць вантажу;
• вага кожної одиниці вантажу;
• кількість вантажних місць;
• вага нетто вантажу (по позиціях та загалом);
• вага брутто вантажу (по позиціях та загалом).

Упаковочний лист, додатково до інвойсу, дозволяє отримати повне уявлення про вантаж. На митниці цей документ також повинен бути пред'явлений для цілей митного оформлення. У протилежному випадку ввезений вантаж може бути підданий митному огляду, зважуванню або іншим платним процедурам.

Сертифікат якості (certificate of quality)) — додатковий документ, що підтверджує хімічний склад вантажу. Також може бути необхідний як додатковий опис товару при перевезенні та проходженні процедури митного оформлення.

Крім цього списку, також можливе оформлення інших документів, відправник також може оформити додаткові документи, які можуть бути підтверджені його (відправника) печаткою й підписом.

Документи, що описують спосіб перевезення вантажу

До цього типу відносяться документи, пов'язані з перевезенням вантажу та оформлювані перевізником. В залежності від типу перевезення, ці документи відрізняються один від одного:

• Авіаційна накладна (Air Waybill, AWB) — для перевезення вантажів літаками.
• Залізнична накладна (Railway Bill, RWB) — для перевезення вантажів залізничним транспортом.
• Коносамент (Bill of lading - B/L, або його “цифровий” аналог - waybill) — для перевезення вантажів морським транспортом.
• Накладна CMR —  для перевезення вантажів за допомогою автомобільного транспорту. Слід пам'ятати, що накладна цього зразка не є повсюдно визнаною!

Виникає питання — а який документ описує мультимодальне перевезення?

Мультимодальне перевезення є сумою перевезень чотирьма видами транспорту, описаними вище, плюс перевалка вантажів на складах і терміналах. Відповідно, цей спосіб перевезення описується існуючими чотирма типами документів.

Кожен із вищезазначених документів повинен містити наступні дані:

• відправник вантажу;
• одержувач вантажу;
• опис вантажу (найменування, код, спосіб упаковки);
• загальні фізичні дані вантажу (кількість місць, контейнерів, вага, об'єм);
• відомості про перевізника — судно, рейс, номерні знаки автомобіля;
• відомості про одиницю перевезення — номерні знаки автомобіля та причепа, номера контейнера та пломби.

Документи, оформлювані державними органами

До документів даного типу відноситься безкінечно велика кількість різних паперів, які мають характер:

• дозвільних;
• підтверджувальних;
• удостовірювальних.

До дозвільних документів відносяться різноманітні сертифікати відповідності, походження та якості. Ці документи оформлюються державними органами або організаціями, які мають акредитацію від держави на оформлення таких документів. Вони можуть містити загальний опис вантажу, а також підтвердження того, що він може бути використаний за своїм прямим призначенням.

Підтверджувальні документи — це додаткові документи, які підтверджують інформацію в основних (інвойсі та упаковочному листі). До таких можуть відноситися різноманітні акти митного огляду, зважування вантажу на митному терміналі. Сюди можна віднести і документи, оформлені митними органами і дають право на перевезення вантажу всередині митної території країни:

• Carnet TIR;
• транзитну декларацію.

До удостоверювальних відносяться документи, що підтверджують власність вантажу до певної категорії. До цієї групи відносяться сертифікати походження товару (certificate of origin), які оформлюються торговельно-промисловими палатами країни відправлення товару. Дуже часто такі документи також необхідні на митниці як підтвердження країни походження та автентичності товару.

Що спільного повинно бути в усіх документах

Усі документи, перераховані вище, повинні містити відомості, які узгоджуються між собою. Дані з інвойсу повинні відповідати даним у транспортних документах та в документах, оформлених державним