Документи під час перевезення вантажів

Документи в логістиці можуть класифікуватися так:

а) документи, що описують вантаж;

б) документи, що описують спосіб перевезення вантажу;

в) документи, що оформлюються державними органами.

Приділимо увагу кожному із типів документів.

Документи, що описують вантаж

До цього типу відносяться документи, що оформляються продавцем (відправником) вантажу.

Інвойс (invoice, commercial invoice) - першочерговий документ, який містить опис вантажу. В інвойсі обов'язково повинні бути представлені такі дані:

• назва вантажу;
• кількість вантажу;
• вартість вантажу за одиницю;
• підсумкова вартість вантажу;
• покупець вантажу;
• продавець вантажу.

Крім цього, інвойс також може містити:

• митний код вантажу;
• опис вантажу;
• фотографії вантажу;
• загальна вага вантажу;
• інші відомості.

Інвойс в обов'язковому порядку повинен супроводжувати вантаж, оскільки без нього неможливо ідентифікувати товар, що перевозиться. Цей документ також обов'язково має бути пред'явлений на митниці для проходження процедури очищення.

Слід розрізняти Проформа-рахунок и Комерційна накладна. Перший тип документа оформляється продавцем на оплату товару. А другий – вже після оплати та перед відвантаженням зі складу відправника.

Пакувальний лист (packing list) - документ, що доповнює інвойс у частині фізичних даних вантажу. Пакувальний лист повинен містити:

• кількість одиниць вантажу;
• вага кожної одиниці вантажу;
• кількість вантажних місць;
• вага нетто вантажу (попозиційно та в сукупності);
• вага брутто вантажу (попозиційно та в сукупності).

Пакувальний лист, крім інвойсу, дозволяє отримати повне уявлення про вантаж. На митниці цей документ також має бути пред'явлений з метою митної очистки. В іншому випадку, вантаж, що ввозиться, може бути підданий митному огляду, зважуванню або іншим платним процедурам.

Сертифікат якості (certificate of quality)) - додатковий документ, що підтверджує хімічний склад вантажу. Також може бути необхідний як додатковий опис товару під час перевезення та проходження процедури митного очищення.

Крім цього списку, також можливе оформлення інших документів, відправник також може оформити додаткові документи, які можуть бути засвідчені його (відправника) печаткою та підписом.

Документи, що описують спосіб перевезення вантажу

До цього типу відносяться документи, пов'язані з перевезенням вантажу та оформлювані перевізником. Залежно від типу перевезення дані документи відрізняються один від одного:

• Авіаційна накладна (Air Waybill, AWB) - для перевезення вантажів авіаційним транспортом.
• Залізнична накладна (Railway Bill, RWB) - для перевезення вантажів залізничним транспортом
• Коносамент (Bill of lading - B/L, або його "цифровий" аналог - waybill) - для перевезення вантажів морським транспортом
• Накладна CMR -  для перевезення вантажів за допомогою автомобільного транспорту Слід пам'ятати, що накладна даного зразка перестав бути повсюдно визнаної!

Виникає питання - а який документ визначає мультимодальне перевезення?

Мультимодальне перевезення є сумою перевезень чотирма видами транспорту, що описуються вище, плюс перевалка вантажу на складах та терміналах. Відповідно, цей спосіб перевезення описується існуючими чотирма типами документів.

Кожен із документів, перелічених вище, повинен містити такі дані:

• відправник вантажу;
• отримувач вантажу;
• опис вантажу (найменування, код, спосіб упакування);
• загальні фізичні дані вантажу (кількість місць, контейнерів, вага, обсяг);
• відомості про перевізника - судно, рейс, номерні знаки автомобіля;
• відомості про одиницю перевезення — номерні знаки автомобіля та причепа, номери контейнера та пломби.

Документи, що оформляються державними органами

До документів даного типу відноситься нескінченно велика кількість різних паперів, які мають характер:

• дозвільних;
• що підтверджують;
• що засвідчують.

До дозвільних документів належать різні сертифікати відповідності, походження та якості. Ці документи оформляються державними органами або організаціями, які акредитовані державою на оформлення таких документів. Вони можуть містити загальний опис вантажу, а також підтвердження того, що він може бути використаний за прямим призначенням.

Підтверджуючі документи – це додаткові документи, які підтверджують інформацію в основних (інвойсі та пакувальному листі). До них можуть належати різноманітні акти митного огляду, зважування вантажу на митному терміналі. Сюди ж можна віднести документи, що оформляються митними органами та дають право на перевезення вантажу всередині митної території країни:

• Carnet TIR;
• транзитну декларацію.

До тих, хто засвідчує, належать документи, що засвідчують належність вантажу до певної категорії. До цієї групи належать сертифікати походження товару (сертифікат походження), що оформляються торгово-промисловими палатами країни відправлення товару. Найчастіше такі документи також необхідні на митниці як посвідчення країни походження та справжності товару.

Що спільного має бути у всіх документах

Усі документи, наведені вище, повинні містити відомості, які узгоджуються між собою. Дані з інвойсу повинні відповідати даним у транспортних документах та документах, оформлених державними органами. Іншими словами, кожен окремий документ повинен бути частиною загальної картини, що описує вантаж з усіх боків. В цьому випадку питань не виникне у будь-кого з перевізників, вантажовласників чи митних служб.

Ситуація, коли дані в документах не узгоджуються між собою, загрожує наслідками різного ступеня тяжкості,Тому потрібно завжди вимагати чернетки документів, після чого звіряти їх з вже існуючими і підтверджувати макети. Ця нехитра дія збереже бізнесу та його співробітникам велику кількість грошей.

Антон Самарін спеціально для Lardi-trans