Документы при перевозке грузов

Документы в логистике могут классифицироваться следующим образом:

а) документы, описывающие груз;

б) документы, описывающие способ перевозки груза;

в) документы, оформляемые государственными органами.

Уделим внимание каждому из типов документов.

Документы, описывающие груз

К данному типу относятся документы, которые оформляются продавцом (отправителем) груза.

Инвойс (invoice, commercial invoice) — первоочередной документ, содержащий описание груза. В инвойсе в обязательном порядке должны быть представлены следующие данные:

• наименование груза;
• количество груза;
• стоимость груза за единицу;
• итоговая стоимость груза;
• покупатель груза;
• продавец груза.

В дополнение к этому, инвойс также может содержать:

• таможенный код груза;
• описание груза;
• фотографии груза;
• общий вес груза;
• другие сведения.

Инвойс в обязательном порядке должен сопровождать груз, поскольку без него невозможно идентифицировать перевозимый товар. Данный документ также в обязательном порядке должен быть предъявлен на таможне для прохождения процедуры очистки.

Следует различать Proforma Invoice и Commercial Invoice. Первый тип документа оформляется продавцом для оплаты товара. А второй  — уже после оплаты и перед отгрузкой со склада отправителя.

Упаковочный лист (packing list) — документ, дополняющий инвойс в части физических данных груза. Упаковочный лист должен содержать:

• количество единиц груза;
• вес каждой единицы груза;
• количество грузовых мест;
• вес нетто груза (попозиционно и в совокупности);
• вес брутто груза (попозиционно и в совокупности).

Упаковочный лист, в дополнение к инвойсу, позволяет получить полное представление о грузе. На таможне данный документ также должен быть предъявлен для целей таможенной очистки. В противном случае, ввозимый груз может быть подвергнут таможенному досмотру, взвешиванию или другим платным процедурам.

Сертификат качества (certificate of quality) — дополнительный документ, подтверждающий химический состав груза. Также может быть необходим в качестве дополнительного описания товара при перевозке и прохождении процедуры таможенной очистки.

Помимо данного списка, также возможно оформление других документов, отправитель также может оформить дополнительные документы, которые могут быть заверены его (отправителя) печатью и подписью.

Документы, описывающие способ перевозки груза

К данному типу относятся документы, связанные с перевозкой груза и оформляемые перевозчиком. В зависимости от типа перевозки, данные документы отличаются друг от друга:

• Авиационная накладная (Air Waybill, AWB) — для перевозок грузов авиационным транспортом.
• Железнодорожная накладная (Railway Bill, RWB) — для перевозки грузов железнодорожным транспортом.
• Коносамент (Bill of lading - B/L, или его “цифровой” аналог - waybill) — для перевозки грузов морским транспортом.
• Накладная CMR —  для перевозки грузов с помощью автомобильного транспорта. Следует иметь в виду, что накладная данного образца не является повсеместно признанной!

Возникает вопрос — а какой документ описывает мультимодальную перевозку?

Мультимодальная перевозка является суммой перевозок четырьмя видами транспорта, описываемыми выше, плюс перевалка груза на складах и терминалах. Соответственно, данный способ перевозки описывается существующими четырьмя типами документов.

Каждый из документов, перечисленных выше, должен содержать следующие данные:

• отправитель груза;
• получатель груза;
• описание груза (наименование, код, способ упаковки);
• общие физические данные груза (количество мест, контейнеров, вес, объем);
• сведения о перевозчике — судно, рейс, номерные знаки автомобиля;
• сведения о единице перевозки — номерные знаки автомобиля и прицепа, номера контейнера и пломбы.

Документы, оформляемые государственными органами

К документам данного типа относится бесконечно большое количество различных бумаг, которые носят характер:

• разрешительных;
• подтверждающих;
• удостоверяющих.

К разрешительным документам относятся различные сертификаты соответствия, происхождения и качества. Данные документы оформляются государственными органами или организациями, которые аккредитованы государством на оформление таких документов. Они могут содержать общее описание груза, а также подтверждение того, что он может быть использован по своему прямому назначению.

Подтверждающие документы — это дополнительные документы, которые подтверждают информацию в основных (инвойсе и упаковочном листе). К таковым могут относиться различные акты таможенного досмотра, взвешивания груза на таможенном терминале. Сюда же можно отнести документы, оформляемые таможенными органами и дающие право на перевозку груза внутри таможенной территории страны:

• Carnet TIR;
• транзитную декларацию.

К удостоверяющим относятся документы, которые удостоверяют принадлежность груза к определенной категории. К данной группе относятся сертификаты происхождения товара (certificate of origin), оформляемые торгово-промышленными палатами страны отправления товара. Зачастую такие документы также необходимы на таможне в качестве удостоверения страны происхождения и подлинности товара.

Что общего должно быть во всех документах

Все документы, перечисленные выше, должны содержать сведения, которые согласуются между собой. Данные из инвойса должны соответствовать данным в транспортных документах и в документах, оформленных государственными органами. Другими словами, каждый отдельный документ должен являться частью общей картины, описывающей груз со всех сторон. В этом случае вопросов не возникнет у кого-либо из перевозчиков, грузовладельцев или таможенных служб.

Ситуация, когда данные в документах не согласуются между собой, чревата последствиями различной степени тяжести, поэтому нужно всегда запрашивать черновики документов, после чего сверять их с уже существующими и подтверждать макеты. Это нехитрое действие сбережет бизнесу и его сотрудникам большое количество денег.

Антон Самарин специально для Lardi-trans