Як спілкуватися з підрядником

Замість вступу

У своїй роботі кожен експедитор неминуче взаємодіє з різними логістичними підрядниками:

• перевізниками;
• експедиторами (агентами);
• складськими операторами;
• митними представниками;
• представниками органів з сертифікації товарів.

У таких підрядників експедитор придбає послуги, які не може надати безпосередньо своїми силами. У статті нижче буде йтися про те, як експедитору будувати відносини та працювати з підрядниками.

Що потрібно експедитору від підрядника

Звернувшись за послугами до підрядника, експедитор очікує:

• своєчасного початку роботи;
• своєчасного завершення роботи над послугою;
• збереження вантажу;
• відсутності неочікуваних витрат під час надання послуги;
• інформування про процес надання послуги.

Спробуємо побудувати схему взаємодії з підрядником, ґрунтуючись на цих критеріях.

Замовлення послуги у підрядника

Щоб вчасно отримати послугу, її потрібно вчасно замовити. Тобто наперед:

• для складського оператора — за 1-2 дні до дати початку надання послуги;
• автомобільного перевізника — від 1 до 7 днів;
• морського перевізника — від 7 до 14 днів;
• митного представника — від 3 до 7 днів.

Як видно вище, щоб підрядник почав працювати вчасно, експедитору потрібно подумати та вжити заходів щодо замовлення послуги наперед.

Що далі

У подальшій роботі експедитору слід дотримуватися принципів, описаних нижче.

Залишайся спокійним і ввічливим

Найголовніший принцип, без якого неможливо налаштувати нормальну роботу з підрядником. В будь-якій ситуації потрібно залишатися спокійним, ввічливим, працювати лише з фактами, не переходити на особистості. Потрібно розуміти, що якщо підрядник уточнює якісь деталі, то робить він це виключно з добрими намірами, а не з бездіяльності.

Приклад із практики: до мене звертається клієнт, який починає роботу з підозрами та постійних перевірок моїх компетентностей. На уточнюючі питання він може дати докладні відповіді, змушуючи шукати інформацію в Мережі. Подібне ставлення до роботи свого підрядника (підозрілість і пренебрежливість) неодмінно призводить до збоїв. За цими збоями починають йти крики з боку клієнта, а також різні обвинувачення, що ще більше розгублює роботу. І найбільше від цього страждає бізнес клієнта.

Довіряй, але перевіряй

Усі підрядники прагнуть об'єктивно інформувати своїх клієнтів. За можливості у експедитора повинно бути два джерела інформації — одне від підрядника, інше — де-небудь ще. Це може бути сторонній веб-ресурс або трекінг.

Приклад із практики: підрядник в Китаї стверджує, що контейнер вже два дні як у дорозі. Насправді контейнер все ще знаходиться на станції відправлення. Цей факт доступний за допомогою веб-сайту залізниці. Отже, потрібно розбиратися з підрядником, чому вантаж все ще на станції, і як часто він має намір дезінформувати своїх клієнтів.

Контролюй

Роботу підрядника потрібно постійно контролювати. Неможливо один раз актуалізувати дані, потім забути на декілька днів і чекати, що все само собою вирішиться. Само по собі в логістиці нічого не відбувається. Потрібно щоденно актуалізувати статус роботи з вантажем.

Приклад із практики: вантаж був доставлений на термінал для авіаперевезення. Однак його не відправили потрібним авіарейсом через завантаженість агента поточними справами та відсутність контролю з боку клієнта. Отже, його зберігання до наступного рейсу може коштувати додаткових коштів, не кажучи уже про зміни в строках доставки.

Шукай шляхи вирішення проблеми

Улаштувавши невеликий мозковий штурм, два спеціаліста спільно можуть прийти до рішення проблеми, яка виникла в процесі роботи. Це здається неочевидним, але спільне обговорення може дива творити.

Приклад із практики: вантаж експедитора не вміщується в поточний збірний контейнер, оскільки підрядник впевнений, що вантаж non stackable. На цей вантаж неможна ставити інші вантажі. Під час обговорення з клієнтом виявляється, що це справді так, але лише для особливо важких вантажів. А в даному випадку планується перевезення легких за вагою товарів, тому завантаження можливе.

Тут я також рекомендую проговорювати проблеми вслух. Іноді рішення знаходиться само собою.

Нагадуй про себе

Якщо тобі негайно потрібні дані від підрядника, то немає сенсу сидіти і чекати, поки він знайде час і повідомить все — у нього і без тебе справ досить. Потрібно займати проактивну позицію і запитувати самому. При цьому досить регулярно.

Приклад із практики: щоб планувати роботу складу, тобі потрібно визначити, коли прибуде вантаж. І повідомити час прибуття до 12 годин дня.

Підрядник повідомляє про відправлення наприкінці дня, при цьому завантаження починається вранці, а вже у день відправлення автомобіль з вантажем виїжджає. Отже, немає жодного сенсу сидіти й чекати вечора — треба дізнаватися все зранку.

Перевіряй всі отримані документи

У найкращого підрядника завжди працюють звичайні люди, які іноді можуть робити помилки. Однак за таку помилку у кінцевому підсумку доведеться розплачуватися тобі, а не йому. Для цього треба докладно перевіряти всі документи, які надходять від підрядника.

Приклад із практики: перед відправленням вантажу по залізниці підрядник завжди відправляє по електронній пошті макет накладної. Цього разу макет містить помилку в описі коду ТН ВЕД, зроблену ненавмисно. При оформленні вантажу на митниці можуть виникнути проблеми. Отже, треба виправити макет і відправити його підряднику.

Загальний висновок

Починаючи спільну роботу з підрядником, треба будувати робочий процес так, щоб не вийшло як у басні "Лебідь, щука і рак". Усі учасники логістичного ланцюжка повинні працювати узгоджено, дивитися в одну сторону і підтримувати одне одного.

Антон Самарін спеціально для Lardi-trans