Відвантаження вантажу

Що таке відвантаження

Відвантаження –  це процес передачі вантажу від відправника до перевізника. Це важлива і відповідальна частина логістичного процесу, від якої безпосередньо залежить вся подальша перевезення.

Відвантаження –  стандартний процес, який повторюється під час кожного перевезення вантажу.

Діючі особи

У процесі відвантаження беруть участь:

1) відправник – той, хто продає вантаж і передає його для перевезення та доставки отримувачеві;

2) одержувач – одержує вантаж, куплений у відправника;

3) перевізник (експедитор) – організує перевезення вантажу від відправника до одержувача.

Що необхідно для відвантаження

Для відвантаження необхідно мати вантаж, документи та транспорт для його перевезення.

Вантаж повинен бути упакований і підготовлений до перевезення.

Підготовка до перевезення включає оформлення таких документів, як:

• інвойс (invoice);
• упаковочний список (packing list);
• експортна декларація (export declaration)

Експортний накладний оформлюється відправником не у всіх випадках.

Інші митні та товаросупровідні документи можуть бути оформлені як відправником, так і іншими особами (перевізником та представником одержувача).

Як відбувається відвантаження

У процесі відвантаження можна виділити наступні основні етапи:

1. Одержувач оплачує вартість товару (вантажу) та передає інформацію відправнику.
2. Відправник підтверджує отримання оплати і повідомляє одержувачеві дату готовності до відвантаження.
3. Відправник оформлює комплект документів, описаних раніше. Їх копії він передає одержувачеві або перевізнику електронною поштою.
4. Одержувач перевіряє отриманий комплект документів.
5. Одержувач зв'язується з перевізником та повідомляє про товар, а також передає перевірений і підтверджений комплект документів.
6. Перевізник повідомляє одержувачеві дані транспортного засобу, який прибуде для відвантаження вантажу.
7. Одержувач передає дані транспортного засобу відправнику.
8. Відправник інформує склад про майбутнє відвантаження та транспортний засіб, який прибуде для цього на склад.
9. У призначений час транспорт прибуває для відвантаження. Після відвантаження здійснюється перевезення та доставка вантажу до одержувача.

Що потрібно враховувати під час відвантаження

З боку одержувача вантажу потрібно контролювати роботу відправника та перевізника.

Контроль відправника

Відправник повинен надати коректний комплект документів. Ці документи потрібно перевірити на актуальність та відповідність даних. У випадку недоліків одержувач повинен повідомити відправника про це та попросити переоформити некоректні документи.

У день відвантаження необхідно контролювати процес, щоб не сталося так, що транспорт прибув, а склад з певної причини закритий.

Контроль перевізника

Роботу перевізника необхідно контролювати постійно. У день відвантаження потрібно переконатися у тому, що транспорт прибув для завантаження. Статус подачі транспорту потрібно уточнити як у перевізника, так і у відправника. З можливості потрібно залишатися на зв'язку та дізнаватися, як відбувається відвантаження.

Від перевізника необхідно отримати дані транспортного засобу або одиниці перевезення.

Як здійснюється контроль

Усіма можливими способами – за допомогою телефону, електронної пошти, Skype та інших засобів комунікації.

Що дає контроль відвантаження

Контроль відвантаження звільняє від потенційних проблем у майбутньому або знижує ризик їх настання.

Антон Самарін спеціально для Lardi-trans