Отгрузка груза
Что такое отгрузка
Отгрузка – это процесс передачи груза от отправителя к перевозчику. Это важная и ответственная часть логистического процесса, от которой напрямую зависит вся дальнейшая перевозка.
Отгрузка – стандартный процесс, который повторяется при каждой перевозке груза.
Действующие лица
В процессе отгрузки принимают участие:
1) грузоотправитель – тот, кто продает груз и передает его для перевозки и доставки получателю;
2) получатель – получает груз, купленный у отправителя;
3) перевозчик (экспедитор) – организует перевозку груза от грузоотправителя к получателю.
Что необходимо для отгрузки
Для отгрузки необходимо наличие груза, документов и транспорта для его перевозки.
Груз должен быть упакован и подготовлен к перевозке.
Подготовка к перевозке включает в себя оформление таких документов, как:
- инвойс (invoice);
- упаковочный лист (packing list);
- экспортная декларация (export declaration)
Экспортная накладная оформляется отправителем не во всех случаях.
Иные таможенные и товаросопроводительные документы могут быть оформлены как отправителем, так и другими лицами (перевозчиком и представителем получателя).
Как происходит отгрузка
В процессе отгрузки можно выделить следующие основные этапы:
- Получатель оплачивает стоимость товара (груза) и передает информацию отправителю.
- Отправитель подтверждает получение оплаты и сообщает получателю дату готовности к отгрузке.
- Отправитель оформляет комплект документов, описанных ранее. Их копии он передает получателю или перевозчику по электронной почте.
- Получатель проверяет полученный комплект документов.
- Получатель связывается с перевозчиком и сообщает о товаре, а также передает проверенный и подтвержденный комплект документов.
- Перевозчик сообщает получателю данные транспортного средства, которое прибудет для отгрузки груза.
- Получатель передает данные транспортного средства отправителю.
- Отправитель информирует склад о предстоящей отгрузке и транспортном средстве, которое прибудет для этого на склад.
- В назначенное время транспорт прибывает для отгрузки. После отгрузки производится перевозка и доставка груза до получателя.
Что нужно учитывать при отгрузке
Со стороны получателя груза нужно контролировать работу отправителя и перевозчика.
Контроль отправителя
Отправитель должен предоставить корректный комплект документов. Эти документы нужно проверить на предмет актуальности и непротиворечивости данных. При наличии неточностей получатель должен сообщить отправителю об этом и попросить переоформить некорректные документы.
В день отгрузки необходимо контролировать процесс, чтобы не оказалось так, что транспорт прибыл, а склад по какой-либо причине закрыт.
Контроль перевозчика
Работу перевозчика необходимо контролировать постоянно. В день отгрузки нужно убедиться в том, что транспорт прибыл для погрузки. Статус подачи транспорта необходимо уточнить как у перевозчика, так и у отправителя. По возможности нужно оставаться на связи и узнавать, как происходит отгрузка.
От перевозчика необходимо получить данные транспортного средства или единицы перевозки.
Как осуществляется контроль
Всеми возможными способами – с помощью телефона, электронной почты, skype и других средств коммуникации.
Что дает контроль отгрузки
Контроль отгрузки освобождает от потенциальных проблем в будущем или снижает риск их наступления.
Антон Самарин специально для Lardi-trans