Что такое отгрузка

Отгрузка –  это процесс передачи груза от отправителя к перевозчику. Это важная и ответственная часть логистического процесса, от которой напрямую зависит вся дальнейшая перевозка.

Отгрузка –  стандартный процесс, который повторяется при каждой перевозке груза.

Действующие лица

В процессе отгрузки принимают участие:

1) грузоотправитель – тот, кто продает груз и передает его для перевозки и доставки получателю;

2) получатель – получает груз, купленный у отправителя;

3) перевозчик (экспедитор) – организует перевозку груза от грузоотправителя к получателю.

Что необходимо для отгрузки

Для отгрузки необходимо наличие груза, документов и транспорта для его перевозки.

Груз должен быть упакован и подготовлен к перевозке.

Подготовка к перевозке включает в себя оформление таких документов, как:

  • инвойс (invoice);
  • упаковочный лист (packing list);
  • экспортная декларация (export declaration)

Экспортная накладная оформляется отправителем не во всех случаях.

Иные таможенные и товаросопроводительные документы могут быть оформлены как отправителем, так и другими лицами (перевозчиком и представителем получателя).

Как происходит отгрузка

В процессе отгрузки можно выделить следующие основные этапы:

  1. Получатель оплачивает стоимость товара (груза) и передает информацию отправителю.
  2. Отправитель подтверждает получение оплаты и сообщает получателю дату готовности к отгрузке.
  3. Отправитель оформляет комплект документов, описанных ранее. Их копии он передает получателю или перевозчику по электронной почте.
  4. Получатель проверяет полученный комплект документов.
  5. Получатель связывается с перевозчиком и сообщает о товаре, а также передает проверенный и подтвержденный комплект документов.
  6. Перевозчик сообщает получателю данные транспортного средства, которое прибудет для отгрузки груза.
  7. Получатель передает данные транспортного средства отправителю.
  8. Отправитель информирует склад о предстоящей отгрузке и транспортном средстве, которое прибудет для этого на склад.
  9. В назначенное время транспорт прибывает для отгрузки. После отгрузки производится перевозка и доставка груза до получателя.

Что нужно учитывать при отгрузке

Со стороны получателя груза нужно контролировать работу отправителя и перевозчика.

Контроль отправителя

Отправитель должен предоставить корректный комплект документов. Эти документы нужно проверить на предмет актуальности и непротиворечивости данных. При наличии неточностей получатель должен сообщить отправителю об этом и попросить переоформить некорректные документы.

В день отгрузки необходимо контролировать процесс, чтобы не оказалось так, что транспорт прибыл, а склад по какой-либо причине закрыт.

Контроль перевозчика

Работу перевозчика необходимо контролировать постоянно. В день отгрузки нужно убедиться в том, что транспорт прибыл для погрузки. Статус подачи транспорта необходимо уточнить как у перевозчика, так и у отправителя. По возможности нужно оставаться на связи и узнавать, как происходит отгрузка.

От перевозчика необходимо получить данные транспортного средства или единицы перевозки.

Как осуществляется контроль

Всеми возможными способами – с помощью телефона, электронной почты, skype и других средств коммуникации.

Что дает контроль отгрузки

Контроль отгрузки освобождает от потенциальных проблем в будущем или снижает риск их наступления.

Антон Самарин специально для Lardi-trans