Замість введення
У своїй роботі кожен експедитор неминуче взаємодіє з різними логістичними підрядниками:
- перевізниками;
- експедиторами (агентами);
- складськими операторами;
- митними представниками;
- представниками органів із сертифікації товарів.
У таких підрядників експедитор набуває послуг, які не може надати безпосередньо самотужки. У статті нижче йдеться про те, як експедитору вибудовувати стосунки та працювати з підрядниками.
Що потрібно експедитору від підрядника
Звернувшись за послугами до підрядника, експедитор чекає:
- своєчасного початку роботи;
- своєчасного завершення роботи над послугою;
- безпеки вантажу;
- відсутності непередбачених витрат під час надання послуги;
- інформування про надання послуги.
Спробуємо побудувати схему взаємодії з підрядником, виходячи з цих умовах.
Замовлення послуги у підрядника
Щоб вчасно отримати послугу, її потрібно замовити. Тобто наперед:
- для складського оператора - за 1-2 дні до дати початку надання послуги;
- автомобільного перевізника – від 1 до 7 днів;
- морського перевізника – від 7 до 14 днів;
- митного представника – від 3 до 7 днів.
Як видно вище, щоб підрядник почав працювати вчасно, експедитору потрібно подумати та вжити заходів на замовлення послуги завчасно.
Що далі
У подальшій роботі експедитору слід дотримуватися принципів, що описані нижче.
Залишайся спокійним та ввічливим
Найголовніший принцип, без якого неможливо настроїти нормальну роботу з підрядником. У будь-якій ситуації потрібно залишатися спокійним, ввічливим, оперувати лише фактами, не переходити на особи. Потрібно розуміти, що якщо підрядник уточнює якісь деталі, робить він це виключно з добрими намірами, а не від неробства.
Приклад із практики: до мене звертається клієнт, який починає роботу з підозр та постійних перевірок моїх компетенцій. На уточнюючі питання він може давати широкі відповіді, змушуючи шукати інформацію в Мережі. Подібне ставлення до роботи свого підрядника (підозрілість та зневага) неминуче призводить до збоїв. Слідом за збоями починають йти крики з боку клієнта, а також різні звинувачення, що ще більше засмучує роботу. І найбільше від цього страждає бізнес клієнта.
Довіряй, але перевіряй
Усі підрядники прагнуть об'єктивно інформувати своїх клієнтів. По можливості, експедитор має мати два джерела інформації — одне від підрядника, інше — деінде. Це може бути сторонній веб-ресурс або трекінг.
Приклад із практики: підрядник у Китаї стверджує, що контейнер уже два дні як у дорозі. За фактом контейнер все ще перебуває на станції відправлення. Цей факт доступний за допомогою веб-сайту залізниці. Отже, потрібно розбиратися з підрядником, чому вантаж все ще на станції і часто він збирається дезінформувати своїх клієнтів.
Контролюй
Роботу підрядника необхідно постійно контролювати. Не можна один раз актуалізувати дані, потім забути на кілька днів і чекати, що все вирішиться. Саме собою у логістиці нічого не відбувається. Потрібно щодня актуалізувати статус роботи із вантажем.
Приклад із практики: вантаж був доставлений термінал для авіаперевезення. Однак він не був відправлений потрібним авіарейсом через завантаженість агента поточними справами та відсутність контролю з боку клієнта. Отже, його зберігання до наступного рейсу може коштувати додаткових грошей, не кажучи вже про терміни доставки, що змінилися.
Шукай шляхи вирішення проблеми
Влаштувавши невеликий мозковий штурм, два спеціалісти спільно можуть дійти вирішення проблеми, що виникла в процесі роботи. Це здається неочевидним, але спільне обговорення може творити чудеса.
Приклад із практики: вантаж експедитора не поміщається в поточний збірний контейнер, оскільки підрядник упевнений, що вантаж non stackable. Поверх цього вантажу не можна ставити інші вантажі. Під час обговорення з клієнтом з'ясовується, що це справді так, але лише для особливо важких вантажів. А в даному випадку планується перевезення легких за вагою товарів, тому можливе завантаження.
Тут я також раджу промовляти проблеми вголос. Іноді рішення є само собою.
Нагадуй про себе
Якщо тобі терміново потрібні дані від підрядника, то немає сенсу сидіти і чекати, доки той знайде час і повідомить все — у нього й без тебе повно. Потрібно займати проактивну позицію та питати самому. Причому, досить регулярно.
Приклад із практики: щоб планувати роботу складу, тобі потрібно з'ясувати, коли прийде вантаж. І повідомити час прибуття до 12 години дня.
Підрядник повідомляє про відправку наприкінці дня, при цьому завантаження починається вранці, а вже вдень автомобіль їде. Отже, немає жодного сенсу сидіти і чекати вечора — треба дізнаватися про все зранку.
Перевіряй усі отримані документи
У найкращого підрядника завжди працюють звичайні люди, які іноді можуть робити помилки. Проте за таку помилку, зрештою, доведеться розплачуватися тобі, а не йому. Для цього потрібно ретельно перевіряти усі документи, які надходять від підрядника.
Приклад із практики: перед відправкою вантажу залізницею підрядник завжди надсилає поштою макет накладної. На цей раз макет містить помилку в описі коду ТН ЗЕД, зроблену ненароком. При оформленні вантажу на митниці можуть виникнути проблеми. Отже, потрібно виправити макет та надіслати його підряднику.
Загальний висновок
Починаючи з підрядником спільну роботу, потрібно вибудовувати робочий процес так, щоб не вийшло як у байці “Лебідь, щука та рак”. Всі учасники логістичного ланцюжка повинні працювати злагоджено, дивитися в ту саму сторону і підтримувати один одного.
Антон Самарін спеціально для Lardi-trans
